Annexe E - Modalités et conditions de l'offre à commandes 2012

Table des matières

Données sur l'établissement et tarifs

Données sur l'établissement

1. Type d'établissement
2. Cotes d'étoiles et de diamants
3. Cotes écologiques

Services

1. Définition des types de chambre
2. Suites spéciales
3. Occupation
4. Accessibilité pour personnes handicapées
5. Mode de paiement
6. Langues officielles

Tarifs gouvernementaux

1. Périodes tarifaires
2. Tarifs
3. Devises
4. Entrepreneurs liés par contrats à frais remboursables et autres voyageurs
5. Taxes et frais de service

DONNÉES SUR L'ÉTABLISSEMENT ET TARIFS

DONNÉES SUR L'ÉTABLISSEMENT

Type d'établissement

En règle générale, l'employé peut s'attendre à ce que soient offerts les catégories de services suivantes dans chaque type d'établissement énuméré:

• Hôtel et Centre de villégiature
  • Service de réception et service téléphonique de 24 heures
  • Service quotidien de tenue de chambre
  • Service aux chambres et/ou restaurant et/ou café
  • Réservations à la journée
  • Stationnement
• Motel
  • Service de réception et service téléphonique de 24 heures
  • Service quotidien de tenue de chambre
  • Service aux chambres et/ou restaurant et/ou café
  • Réservations à la journée
  • Accès privé à chaque unité
  • Stationnement gratuit
• Hôtel à suites multiples et Résidence hôtelière
  • Service de réception et service téléphonique de 24 heures
  • Service quotidien de tenue de chambre
  • Cuisine
  • Service aux chambres et/ou restaurant et/ou café
  • Réservations à la journée, à la semaine ou au mois (30 jours)
• Appartement
  • Se trouve habituellement dans un immeuble à résidents permanents
  • Les services sont disponibles pendant les heures normales de travail seulement
  • Service de tenue de chambre, si disponible, offert une fois par semaine
  • Cuisine disponible, mais peut ne pas être équipée de vaisselle et d'ustensiles
  • Service aux chambres, restaurant et café non disponible
  • L'appartement peut ne pas être équipé en permanence d'un téléphone et la location sera à envisager
  • Réservations généralement acceptées à la semaine ou au mois
• Chambre d'hôtes et Auberges
  • Ce type d'hébergement est habituellement situé dans une maison privée habitée par le propriétaire
  • Les services sont disponibles pendant les heures normales de travail seulement
  • Service quotidien de tenue de chambre
  • Réservations à la journée et/ou à la semaine
  • Les salles de bain sont privées ou communes
  • Le petit déjeuner est habituellement compris (de type continental ou complet)

Cotes d'étoiles et de diamants

1. Classification Canada Selectmc

   Au Canada, toutes les provinces, à part le Québec et les Territoires du Nord-Ouest et du Nunavut, participent à un programme national de classification des établissements d'hébergement appelé Canada Selectmc . Ce système de classification fait appel à des critères de notation et des techniques d'évaluation communs afin d'établir une méthode uniformisée de comparaison des établissements. Cette cote d'étoile, lorsque fournit par l'établissement, est incluse dans le Répertoire pour aider les voyageurs à choisir des établissements propres et confortables.

   Suit une description des cotes applicables aux établissements, qui varient d'une à :

   

   Établissement propre et confortable comprenant des installations, des commodités et des services à la clientèle minimaux ou aucun.

   

   Établissement propre et confortable comprenant des installations, des commodités et des services à la clientèle limités.

   

   Établissement très confortable et agréable comprenant un gamme plus complète d'installations, de commodités et de services à la clientèle.

   

   Plus haute qualité d'hébergement comprenant une vaste gamme d'installations, de commodités et de services à la clientèle.

   

   Établissements exceptionnels qui sont parmi les meilleurs au pays du point de vue des installations et du service.

2. Cotes diamants de l'Association canadienne des automobilistes/American Automobile Association (CAA/AAA)

   Au Canada et aux États-Unis, l'Association canadienne des automobilistes et l'American Automobile Association ont recours à des critères de classification afin d'établir une méthode uniformisée de comparaison des établissements. Cette cote de diamant, lorsque fournit par l'établissement, est incluse dans le Répertoire pour aider les voyageurs à choisir des établissements propres et confortables.

   Suit une description des cotes applicables aux établissements, qui varient de à :

   

   Les établissements fournissent des chambres confortables mais dépourvues de luxe. Établissements fonctionnels, chambres propres et confortables répondant aux exigences fondamentales de propreté et de confort.

   

   Les établissements conservent les caractéristiques offertes au niveau d'un diamant tout en faisant apparaître des améliorations perceptibles dans la décoration des chambres et la qualité du mobilier. Ce peut être des établissements de construction récente ou plus ancienne, les deux visant les voyageurs à petit budget.

   

   Les établissements offrent un certain raffinement. Ils peuvent offrir des commodités, des services et des installations complémentaires. Les caractéristiques physiques, les services et le confort sont d'un niveau plus rehaussé.

   

   Les établissements sont excellents; le service et l'hospitalité y sont d'un niveau élevé. Les chambres, le rez-de-chaussée et les structures d'accueil offrent un éventail de commodités et d'installations haut de gamme.

   

   Les établissements sont renommés. Ils offrent un service de niveau remarquable, des installations luxueuses et bien des commodités complémentaires. Les services à la clientèle sont assurés et présentés d'une manière impeccable. Les clients sont choyés par un personnel professionnel et empressé. Les installations et l'exploitation de ces établissements servent d'étalon pour les normes liées à l'hospitalité et au service dans l'industrie hôtelière.

3. Corporation de l'industrie touristique du Québec

   La Corporation de l'industrie touristique du Québec a recours à un système de classification semblable au programme Canada Selectmc. Cette cote, lorsque fournit par l'établissement, est incluse dans le Répertoire pour aider les voyageurs à choisir des établissements propres et confortables.

4. Classification dans les autres pays

   Outre le Canada et les États-Unis, certains pays ont recours à un système de classification semblable au programme Canada Selectmc . Cette cote, lorsque fournit par l'établissement, est incluse dans le Répertoire pour aider les voyageurs à choisir des établissements propres et confortables.

Cotes écologiques

Le gouvernement du Canada encourage ses employés à utiliser les établissements qui ont une cote écologique. Pour cette raison, la cote écologique est aussi publiée dans le Répertoire des établissements d'hébergement lorsque le voyageur fait une recherche dans le Répertoire. Nous encourageons les établissements à participer à un programme de cote écologique.

1. Programme de cote écologique Feuille Vertemc

   Dans le cadre du programme de cote écologique Feuille Vertemc, un système d'étalonnage a été élaboré afin d'identifier les hôtels, motels et lieux de villégiature qui s'efforcent d'améliorer leur performance environnementale. Des feuilles vertes, allant de à sont décernées aux établissements pour indiquer dans quelle mesure ils réussissent à atteindre cet objectif. Les établissements inscrits dans le Répertoire doivent indiquer le nombre de feuilles vertes qui leur ont été décernées afin de permettre aux employés du gouvernement fédéral qui sont en service commandé de choisir des établissements d'hébergement qui sont respectueux de l'environnement.

   Les feuilles vertes sont décernées en fonction des critères suivants :

   

   L'hôtel doit avoir défini et mis en oeuvre certaines mesures pour améliorer sa performance environnementale dans des domaines comme la consommation d'énergie, la conservation de l'eau et la réduction des déchets. L'hôtel doit obtenir plus de 15 points pour qu'une feuille verte lui soit décernée.

   

   L'hôtel a dépassé le stade de la sensibilisation aux pratiques écologiques et a obtenu des résultats réels en réduisant l'impact de ses activités sur l'environnement. L'hôtel doit obtenir plus de 35 points pour que deux feuilles vertes lui soient décernées.

   

   L'hôtel a fait d'excellents progrès pour ce qui est de sa performance environnementale pour l'ensemble de l'exploitation et de la gestion des installations. L'hôtel doit obtenir plus de 55 points pour que trois feuilles vertes lui soient décernées.

   

   L'hôtel est un chef de file à l'échelle nationale pour sa performance environnementale exceptionnelle en ce qui a trait à la gestion et aux installations. L'hôtel doit obtenir plus de 75 points pour que quatre feuilles vertes lui soient décernées.

   

   Cette cote est réservée aux établissements hôteliers qui sont des chefs de file mondiaux dans le domaine de l'efficience écologique, qui mettent continuellement en oeuvre des politiques et des méthodes nouvelles au profit des autres établissements du secteur hôtelier. L'hôtel doit obtenir plus de 90 points pour que cinq feuilles vertes lui soient décernées.

   Le Programme de cote écologique Feuille Vertemc est un programme d'envergure internationale auquel peuvent participer tous les établissements d'hébergement, qu'ils offrent des services complets ou des services limités. Pour obtenir plus de précisions, veuillez vous adresser à :

   Programme de cote écologique Feuille Vertemc
   a/s Green Leaf Environmental Communication inc.
   Attn: Kevin Gallagher
   
   No de téléphone : 613-247-1900, poste 222
   No de télécopieur : 613-247-2228
   Courriel : kevin@greenleafenvironmental.org
   Site Web : greenleaf.auduboninternational.org(disponibles en anglais seulement)

2. Programme de cote écologique Clé verte de l'Association des hôtels du Canada

   Dans le cadre du programme de cote écologique Clé verte en matière d'hébergement, un système d'étalonnage a été élaboré afin d'identifier les hôtels, motels et lieux de villégiature qui s'efforcent d'améliorer leur performance environnementale. Conçu par les hôteliers, pour les hôteliers, le programme décerne des clés vertes allant de à aux établissements pour indiquer dans quelle mesure ils réussissent à atteindre cet objectif. Les établissements inscrits dans le Répertoire doivent indiquer le nombre de clés vertes qui leur ont été décernées afin de permettre aux employés du gouvernement fédéral qui sont en service commandé de choisir des établissements d'hébergement qui sont respectueux de l'environnement.

   Les clés vertes sont décernées en fonction des critères suivants :

   

   Un hôtel qui a adopté des mesures pour réduire les impacts environnementaux en analysant ses activités et en déterminant les possibilités d'amélioration. Un plan d'action axé sur la conservation des ressources et la réduction des déchets a été établi et est soutenu par un engagement ferme d'amélioration continue.

   

   Un hôtel qui a déployé des efforts considérables pour déterminer les impacts environnementaux et mettre en oeuvre des politiques et des programmes visant à réduire au minimum son empreinte écologique. Un engagement ferme d'amélioration continue a permis de créer des programmes et d'adopter des mesures efficaces.

   

   Un hôtel qui a réalisé des progrès considérables en matière de protection de l'environnement. Des programmes environnementaux solides prévoyant les répercussions et la mise en oeuvre des meilleures pratiques de gestion, des meilleurs programmes de formation et des meilleures solutions d'ingénierie se sont révélés profitables pour l'environnement et la collectivité locale.

   

   Un hôtel qui a fait preuve de leadership et d'engagement en protection de l'environnement à l'échelle nationale par le biais de politiques et de pratiques élargies. Des programmes évolués auxquels participent la direction, les employés, les clients et le public ont donné des résultats significatifs et mesurables.

   

   Un hôtel qui applique rigoureusement les normes les plus élevées de responsabilité environnementale et sociale dans tous les secteurs d'activité. L'hôtel utilise des technologies de pointe, ainsi que des politiques et des programmes qui constituent des modèles internationaux d'administration durable d'hôtel.

   Le programme de cote écologique Clé verte de l'Association des hôtels du Canada est un programme d'envergure nationale auquel peuvent participer tous les établissements d'hébergement, qu'ils offrent des services complets ou des services limités. Pour obtenir plus de précisions, veuillez vous adresser à :

   Andrea Myers
   Association des hôtels du Canada
   
   No de téléphone: 613-237-7149
   No de télécopieur: 613-237-8928
   courriel: myers@hotelassociation.ca
   Site Web: www.greenkeyglobal.com

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SERVICES

Définition des types de chambre

Pour les besoins de la présente offre à commandes, il n'y a pas de définition pour une «chambre pour le gouvernement».

1. Chambre d'invité

   Une chambre d'invité est une chambre régulière qui est habituellement offerte en hébergement. La chambre d'invité ne devrait pas exclure les chambres considérées supérieures en qualité, grandeur ou emplacement (par ex: vue du port vs vue de la ville). Les chambres «supérieure» et «de luxe» (chambres plus spacieuses avec commodités additionnelles) doivent être considérées comme des chambres d'invités. Tous les autres types de chambres peuvent être offerts aux employés comme une chambre d'invité à la discrétion de la direction de l'établissement sans frais additionels.

2. Classe affaire

   Une chambre classe affaire est une chambre offrant des services additionnels, sans frais au Canada, et typiquement localisée sur un étage spécialisé (exécutif, corporatif ou club). Ces chambres offrent habituellement, sans s'y limiter, les services suivants : petit déjeuner continental gratuit, hors d'œuvres gratuit, accès gratuit au salon concierge, etc. La chambre classe affaire ne devrait pas exclure les chambres considérées supérieures en qualité, grandeur ou emplacement (par ex: vue du port vs vue de la ville).

3. Garçonnière/Studio avec cuisine

   Une garconnière/studio avec cuisine veut dire une chambre avec une cuisine complète. Une cuisine complète comprends une cuisinière ou une plaque de cuisson, un réfrigérateur grandeur normal et tous les ustensiles de cuisine. Les chambres avec un micro-onde et un mini-réfrigérateur sont considérées comme des chambres d'invité pour les besoins de la présente Offre à commandes.

4. Suite à 1 chambre avec ou sans cuisine

   Une suite est une chambre avec une porte qui sépare la chambre du salon. Si vous avez indiqué que la suite inclut une cuisine, celle-ci doit être une cuisine complète (voir garçonnière/Studio avec cuisine mentionné ci-haut pour la définition d'une cuisine complète). Les suites ne devraient pas exclure les chambres considérées supérieures en qualité, grandeur ou emplacement (par ex: vue sur le port vs vue sur la ville).

Suites spéciales

Les suites spéciales, comme la suite présidentielle et autres suites semblables, sont exclues de la présente offre à commandes, mais la direction de l'établissement peut, à sa discrétion, offrir ce type de chambre à un fonctionnaire en déplacement, sans frais additionnels, au prix d'un des autres types de chambres offerts.

Occupation

1. simple: une personne occupant la chambre, et
2. double: deux personnes occupant la chambre

Les tarifs offerts pour chaque catégorie d'occupation ne sont pas basés sur la grandeur du lit dans la chambre. Par exemple : occupation simple veut dire une personne occupant la chambre, peu importe le nombre ou la grandeur du lit (double, «Queen» ou «King»).

Accessibilité pour personnes handicapées

1. Les établissements d'hébergement pouvant accueillir les personnes handicapées offrent des services et un accès facile aux entrées, ascenseurs, restaurants et salons, chambres d'invité, salles de bains et salles de toilette, comptoirs de services, systèmes de signalisation spéciale, zones de conférence, aires de récréation, aires de loisirs et systèmes de communication. Le niveau d'accessibilité (1, 2 ou 3) disponible est décrit ci-bas:

   • Niveau 1 - Accessibilité limitée : une personne à mobilité réduite ne peut réellement avoir accès à vos installations et s'y déplacer que si on lui fournit de l'aide (marches, bordures, portes, ascenseurs, chambres, toilettes, téléphones et services hôteliers).
   • Niveau 2 - Accessibilité de base : une personne à mobilité réduite peut utiliser sans aide toutes les installations susmentionnées au niveau 1.
   • Niveau 3 - Accessibilité complète: L'immeuble satisfait aux exigences de la norme CAN/CSA-B651-F95 (C2001) «Accessibilité des bâtiments et autres installations - règles de conception» de l'Association canadienne de normalisation. Outre l'accessibilité de niveau 2 ci-dessus, il permet l'accès sans aide aux locaux réservés aux conférences, à la récréation et aux loisirs.

   De légers écarts sont acceptables pourvu qu'ils ne limitent pas l'accès ou l'utilisation d'une installation.

2. De l'information concernant cette norme de l'Association canadienne des normes (ACN) est disponible auprès de :

   l'Association canadienne des normes 5060 Spectrum Way
   Mississauga (Ontario)
   L4W 5N6
   
   Téléphone : 416-747-4000
   Télécopieur : 416-747-2473
   Sans frais : 1-800-463-6727
   Site Web : www.csa.ca/cm/ca/fr/home

3. Accès Canada, programme national géré par l'Association des hôtels du Canada (AHC), vise à augmenter le nombre d'établissements au Canada en améliorant les installations et les services fournis aux personnes âgées et aux personnes handicapées.

   Le programme en direct comprend la formation psychosociale et une évaluation des normes du Code de la propriété physique. L'exécution des deux composantes est requise pour classer officiellement une propriété dans Accès Canada.

   Les propriétés sont classées selon une échelle allant de participant au niveau 4 (Participant indique qu'un hôtel a formé le personnel, qu'il possède quelques aménagements accessibles mais qu'il n'est pas encore aux normes du Niveau 1). Mieux une propriété est classée, plus ses installations, ses services et ses commodités sont vastes. Dans chaque niveau d'accès, les normes de bien-fonds sont divisées en 15 domaines (toilettes publiques, chambres d'hôte, signalisation, hall, stationnements etc.) de consultation facile. La composant " Formation du personnel " est destinée à améliorer le niveau de confort et les habiletés en communications interpersonnelles du personnel d'hôtel dans les relations avec les personnes âgées et les personnes handicapées, et ses connaissances des services et des installations accessibles de la propriété.

   Les hôteliers désirant obtenir plus d'information sur le programme d'Accès Canada devraient communiquer avec l'Association des hôtels du Canada au 613-237-7149.

Mode de paiement

Les cartes de crédit que l'offrant accepte pour le paiement des repas et de l'hébergement sont présentées dans le Répertoire des établissements d'hébergement.

La Banque American Express du Canada (AMEX) fournit actuellement aux fonctionnaires fédéraux leur carte individuelle de voyage (CIV).

Langues officielles

Les établissements sont encouragés à offrir les services essentiels dans les deux langues officielles, ainsi que des postes de télévision anglophones et francophones.

TARIFS GOUVERNEMENTAUX

Périodes tarifaires

1. Les périodes tarifaires sont organisées en périodes tarifaires mensuelles. Ceci permet aux établissements de fixer des tarifs gouvernementaux selon leurs hautes et basses saisons.

2. Les périodes tarifaires ne peuvent pas être changées (les tarifs doivent être offerts du premier au dernier jour du mois inclusivement).

   Nous permettons aux offrants de choisir sept (7) jours compris dans la période de l'offre à commandes durant lesquels ils ne seront pas obligés d'offrir les tarifs réduits offerts dans cette offre à commandes. (Établissements canadiens seulement)

Tarifs

1. a) Les tarifs offerts pour le répertoire des établissements d'hébergement 2012 sont considérés comme des tarifs plafonds. Les fournisseurs préférentiels, ayant reçu une offre à commandes, auront l'option de réduire leurs tarifs offerts au cours de l'année 2012 de la façon suivante :

   1. Fournir au plus tard le 13 janvier 2012 des tarifs plus bas que les tarifs offerts dans leur offre originale à la date de clôture de la DOC pour les mois de février et mars 2012.
   2. Fournir au plus tard le 10 février 2012 des tarifs plus bas que les tarifs offerts dans leur offre originale à la date de clôture de la DOC pour les mois d'avril, mai et juin 2012.
   3. Fournir au plus tard le 11 mai 2012 des tarifs plus bas que les tarifs offerts dans leur offre originale à la date de clôture de la DOC pour les mois de juillet, août et septembre 2012.
   4. Fournir au plus tard le 10 août 2012 des tarifs plus bas que les tarifs offerts dans leur offre originale à la date de clôture de la DOC pour les mois d'octobre, novembre et décembre 2012.

   Aucun autre changement de tarif ne sera accepté que ceux spécifiés ci-dessus et ce sans exceptions.

   Les demandes de réduction de tarifs doivent être envoyées à chaque trimestre. Le Canada ne modifiera pas les tarifs autres que ceux couvert la période indiquée et ne gardera pas au dossier les demandes pour les trimestres ultérieurs. De plus, le Canada ne fournira pas d’accusé de réception, à moins qu’une clarification soit nécessaire concernant la demande de réduction de tarifs.

   Advenant qu'un fournisseur réduit son offre pour un mois spécifique, toutes les réservations existantes doivent être modifiées au tarif le plus bas. Si le mauvais tarif est facturé à un utilisateur identifié, ceci sera considéré comme un trop-perçu et le fournisseur sera dans l'obligation de rembourser immédiatement le trop-perçu à l'utilisateur.

2. Tarifs hebdomadaires et mensuels

   Les tarifs hebdomadaires sont calculés sur une période de sept (7) jours. Les tarifs mensuels sont calculés sur une base allant du premier au dernier jour du mois.

3. Tarifs non commissionnables

   Les tarifs proposés sont non commissionnables, c'est-à-dire que les tarifs sont libres des commissions normalement versées aux agents de voyage pour faire des réservations. Tous les autres frais ou coûts engagés par l'établissement d'hébergement relativement à ces réservations ne sont pas visés par les conditions de la présente offre à commandes.

Devises

1. Les établissements canadiens ont offert des tarifs en dollars canadiens.

2. Les établissements américains ont offert des tarifs en dollars américains.

3. Pour les établissement situés dans un pays autre que le Canada et les États-Unis, les tarifs ont été offerts soit en devise locale ou en dollars américains.

Entrepreneurs liés par contrats à frais remboursables et autres voyageurs

Certains offrants ont accepté de faire bénéficier de leurs tarifs gouvernementaux les entrepreneurs, consultants et conseillers liés par contrats à frais remboursables qui travaillent à contrat pour le compte d'un Utilisateur identifié et qui voyagent en service commandé dans l'exécution de ce contrat. Il est recommandé aux Utilisateurs identifiés de fournir aux entrepreneurs, consultants et conseillers liés par contrats à frais remboursables une lettre précisant la durée de leur contrat ou spécifiant le fait qu'ils voyagent pour le compte du gouvernement et leur destination. À moins qu'une telle preuve d'identité ne soit fournie, ces voyageurs pourraient ne pas avoir droit aux tarifs gouvernementaux inscrits au Répertoire. Les établissements qui ont décidé de faire bénéficier de leurs tarifs gouvernementaux les entrepreneurs, consultants et conseillers liés par contrats à frais remboursables verront cette information publiée dans le Répertoire au-dessus de la rubrique «Services offerts».

Taxes et frais de service

1. Pour les établissements canadiens, les tarifs comprennent toutes les taxes, sauf la TVP, la TPS et la TVH. La taxe municipale sur les chambres d'hôtels est aussi exclue du tarif même si souvent celle-ci est amalgamée avec la TVP. Les taxes sur l'occupation et les frais de promotion de destination, qui s'applique dans plusieurs régions touristiques, sont aussi exclus des tarifs. Les fonctionnaires fédéraux sont tenus d'acquitter la TVP et la TPS ou la TVH sur les repas et l'hébergement directement aux fournisseurs de ces services. Ils ne doivent pas mentionner de numéro d'exemption de la taxe de vente provinciale pour ces achats.

2. Pour les établissements américains, les tarifs incluent toutes les taxes, excepté la taxe de vente d'état et la taxe sur l'occupation, s'il y a lieu.

3. Pour les établissements situés dans des pays autres que le Canada et les États-Unis, les taxes et les frais de service peuvent ou non être inclus dans les tarifs indiqués.